Vacature omschrijving
Organisatie
Reageren op deze opdracht kan
uitsluitend t/m 07-04-2026 om 12:00.
Functiebeschrijving
Voor de Gemeente Alphen aan den Rijn is FlexIntens op zoek naar een Officemanager Fysiek Domein voor 36 uur per week.
Wij zijn een 100.000 plus gemeente, onderdeel van het regionaal samenwerkingsverband Holland Rijnland en deelnemer aan de G40.
In de groen-blauwe stad midden in het Groene Hart vind je een unieke combinatie van stedelijke projecten en ruimtelijke vraagstukken in een landelijk gebied.
132,5 km2, waarvan 6 km2 water en 8 kernen, midden in het Groene Hart: dat is Alphen aan den Rijn.Proberen, experimenteren en in de praktijk ontwikkelen. Wij zijn Gemeente Alphen aan den Rijn. Bij ons is het leuk werken. We leveren toonaangevende dienstverlening en zijn een wendbare organisatie. Dat wil zeggen dat we meebewegen met de ontwikkelingen in de maatschappij en continu vernieuwen. We leren door te doen. Samenwerkingsgericht, resultaatgericht, klantgericht en veranderingsbereid zijn onze kerncompetenties. Met elkaar werken we samen voor het beste resultaat voor onze inwoners.
Opdracht
Ben jij een organisatietalent, ben je accuraat, floreer je in een dynamische omgeving en houd je van veelzijdigheid?
Voor een tijdelijke periode zoeken wij een ervaren officemanager die het officemanagement fysiek domein ondersteunt vanwege onderbezetting. De opdracht is gericht op het waarborgen van de continuïteit binnen het officemanagement in het fysieke domein. Hierdoor wordt verwacht dat je snel kan instappen en zelfstandig kan schakelen in een dynamische omgeving.
Als officemanager ga je aan de slag binnen het domein ruimtelijke ontwikkeling en ruimtelijk beheer in het fysieke domein, waarbij je sector- en teammanagers ondersteunt.
- Agendabeheer, vergaderingen en administratieve taken zodat alles soepel verloopt
- Voortgang bewaken
- E-mailverkeer afhandelen
- Overleggen met de wethouder voorbereiden
- Meewerken aan administratieve verbetertrajecten
- Planning afstemmen met andere officemanagers
- Zorg dragen voor structuur in de ondersteuning
- Ervaren officemanager, proactief, oplossingsgericht en representatief
- Nauwkeurig en goed in schakelen
- Uitstekende kennis van MS Office 365 (inclusief verwerken van inkomende e-mails in Outlook taken)
- Kennis van systemen zoals Djuma en Ibabs
- Vertrouwelijke informatie met de grootste zorg behandelen
- Bekend met werken in een gemeentelijke organisatie en fungeren als vraagbaak voor medewerkers binnen het fysieke domein
Functie-eisen
Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:
Eisen:
- Beschikbaar per april 2026 voor 36 uur per week
- Minimaal 3 jaar werkervaring in de afgelopen 6 jaar als officemanager/ managementassistent/ (afdelings)secretaresse bij een overheidsorganisatie
- Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
- Aantoonbare werkervaring met MS Office 365 in de afgelopen 3 jaar
- In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp'ers. Mocht je als zzp'er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.
Wensen:
- Aantoonbare werkervaring als officemanager/ managementassistent/ (afdelings)secretaresse in de afgelopen 3 jaar bij een gemeente
- Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met systemen MS Office 365, Djuma, Ibabs en Ubeeo. Benoem duidelijk in het cv waar dit is opgedaan
Arbeidsvoorwaarden
Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.
Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:
- Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
- Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
- Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
- Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.
NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.
Ref.nr.:2569797411-UZP-NL-FPC-010415 - RT198128765