Vacature omschrijving
Organisatie
Reageren op deze opdracht kan
uitsluitend t/m 11-05-2026 om 12:00.
Functiebeschrijving
Voor de Gemeente Rijswijk is FlexIntens op zoek naar een Officemanager Griffie voor 36 uur per week.
De gemeente Rijswijk bestaat uit ongeveer 600 collega's.Onze stad groeit. Er komen steeds meer inwoners bij. Ons dienstenpakket wordt groter en veranderingen gaan steeds sneller. Hierdoor zijn wij als organisatie volop in beweging. Jouw ideeën en kennis kunnen we hierbij goed gebruiken.
In onze organisatie:
✅ Ben jij welkom met jouw ideeën en kennis
✅ Stimuleren wij een inclusieve (werk)cultuur
Officemanager Griffie
Jij bent het administratieve en secretariële hart van de griffie. Je zorgt ervoor dat de bestuurlijke besluitvorming van de gemeenteraad soepel en professioneel verloopt.
Wat ga je doen?
Jij:
- registreert en plaatst documenten in het raadsinformatiesysteem iBabs en verzorgt de volledige administratieve afhandeling;
- bewaakt actief alle termijnen binnen het besluitvormingsproces;
- zorgt voor correcte en uniforme naamgeving van documenten volgens onze schrijfwijzer, zodat alles goed vindbaar is in zoekmachine Raadzaam;
- beheert de mailbox van de griffie en handelt berichten tijdig en zorgvuldig af, in afstemming met de griffier en raadsadviseurs;
- bent het eerste aanspreekpunt voor raadsleden, fractieassistenten, collegeleden, ambtenaren en externe relaties en helpt hen vriendelijk en servicegericht op weg;
- ondersteunt de forumgriffiers bij het opstellen van conceptagenda's en publiceert de forumagenda's na vaststelling door het presidium. Later verzorg je ook de publicatie van de raadsagenda;
- biedt secretariële ondersteuning aan de griffier en raadsadviseurs, zodat zij zich kunnen richten op hun inhoudelijke en adviserende taken;
- onderhoudt contact met inwoners, bijvoorbeeld wanneer zij zich willen aanmelden om in te spreken tijdens een forum of raadsvergadering;
- organiseert bijeenkomsten tot in de puntjes: van zaalreserveringen en catering tot het regelen van alle benodigde faciliteiten;
- monitort na vaststelling door de gemeenteraad de publicatie van documenten op officielebekendmakingen.nl;
- kwaliteitsverbeterende werkzaamheden in raadsinformatiesysteem iBabs;
- voert diverse andere administratieve werkzaamheden uit die bijdragen aan een goed functionerende griffie.
Jouw team
Jij komt te werken in team Griffie, een bijzondere tak binnen de gemeente. Je valt niet onder het college van burgemeester en wethouders, maar onder de gemeenteraad. Samen met jouw collega's zorg je dat de raad politieke besluiten kan nemen die bijdragen aan de lokale democratie.
Geen dag is hetzelfde en je hebt contact met inwoners, bestuurders en raadsleden. Dit is dé plek voor wie graag meerdere ballen tegelijk in de lucht houdt.
Het team is zelfstandig en bestaat uit de griffier, drie raadsadviseurs, een communicatieadviseur, een officemanager en een algemeen medewerker.
Functie-eisen
Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:
Eisen:
- Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager met secretariële ondersteuning aan een griffier
- Uiterlijk beschikbaar per mei 2026 voor minimaal 36 uur per week
- Aantoonbaar beschikbaar op maandag, dinsdagochtend en woensdag fysiek aanwezig zijn in het gemeentehuis in Rijswijk. Op donderdag en vrijdag thuiswerken
Wensen:
- Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager met secretariële ondersteuning aan een griffier
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager bij een overheidsorganisatie
- Aantoonbare werkervaring met het systeem iBabs. Benoem duidelijk in het cv waar dit is opgedaan
- Aantoonbare werkervaring met interne en externe stakeholders
Arbeidsvoorwaarden
Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.
Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:
- Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
- Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
- Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
- Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.
NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.
Ref.nr.:2569821021-UZP-NL-FPC-070513 - RT199598413