Vacature Officemanager Griffie in Rijswijk bij S&Z Consultancy

• Rijswijk
• Nederland
• ZZP
• MBO
• Administratief / secretarieel

Vacature omschrijving

Startdatum: 25 mei 2026

Einddatum: 31 december 2026

Optie op verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend

Duur: 31-12-2026

Sluitingsdatum: 13 mei 2026

Publicatiedatum: 7 mei 2026

Functie

Als officemanager Griffie ben jij het administratieve en secretariële hart van de griffie. Je zorgt ervoor dat de bestuurlijke besluitvorming van de gemeenteraad soepel en professioneel verloopt.

Wat ga je doen?

Belangrijkste taken

• Registreren en plaatsen van documenten in het raadsinformatiesysteem iBabs en verzorgen van de volledige administratieve afhandeling.
• Actief bewaken van alle termijnen binnen het besluitvormingsproces.
• Zorgen voor correcte en uniforme naamgeving van documenten volgens de schrijfwijzer, zodat alles goed vindbaar is in zoekmachine Raadzaam.
• Beheren van de mailbox van de griffie en berichten tijdig en zorgvuldig afhandelen, in afstemming met de griffier en raadsadviseurs.
• Eerste aanspreekpunt zijn voor raadsleden, fractieassistenten, collegeleden, ambtenaren en externe relaties, en hen vriendelijk en servicegericht op weg helpen.
• Ondersteunen van forumgriffiers bij het opstellen van conceptagenda’s en publiceren van forumagenda’s na vaststelling door het presidium; later ook publicatie van de raadsagenda verzorgen.
• Secretariële ondersteuning bieden aan de griffier en raadsadviseurs, zodat zij zich kunnen richten op hun inhoudelijke en adviserende taken.
• Onderhouden van contact met inwoners, bijvoorbeeld bij aanmeldingen om in te spreken tijdens een forum of raadsvergadering.
• Organiseren van bijeenkomsten tot in de puntjes: van zaalreserveringen en catering tot het regelen van alle benodigde faciliteiten.
• Monitoren van de publicatie van documenten op officielebekendmakingen.nl na vaststelling door de gemeenteraad.
• Kwaliteitsverbeterende werkzaamheden in het raadsinformatiesysteem iBabs.
• Uitvoeren van diverse andere administratieve werkzaamheden die bijdragen aan een goed functionerende griffie.

Eisen:

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager met secretariële ondersteuning aan een griffier
• Uiterlijk beschikbaar per mei 2026 voor minimaal 36 uur per week
• Aantoonbaar beschikbaar op maandag, dinsdagochtend en woensdag fysiek aanwezig zijn in het gemeentehuis in Rijswijk. Op donderdag en vrijdag thuiswerken

Wensen:

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager met secretariële ondersteuning aan een griffier
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager bij een overheidsorganisatie
• Aantoonbare werkervaring met het systeem iBabs. Benoem duidelijk in het cv waar dit is opgedaan
• Aantoonbare werkervaring met interne en externe stakeholders