Vacature Procescoördinator in Amsterdam bij ELLBRU

• Amsterdam
• HBO
• Technisch / bouw

Vacature omschrijving

De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad.

De opdrachtgever(s)

De afdeling Waardering, Heffing en Toezicht (WHT) is een onderdeel van de directie belastingen en heeft als taak het sturen op alle processen van waardebepaling en taxatie, heffingen en toezicht en controle en handhaving m.b.t. WOZ-objecten. De afdeling bestaat uit vijf teams. Vier multidisciplinaire teams (MDT’s) en een team dat zich richt op ontwikkeling, processturing en innovatie. De functie van procescoördinator valt onder laatst genoemde en is een zogenaamde “dragende functie” en heeft als doel het versterken van de procesbeheersing binnen de directie Belastingen. De functionaris maakt onderdeel uit van de afdeling Waardering, Heffing en Toezicht, werkt samen met de teamleiders en rapporteert rechtstreeks aan de afdelingsmanager WHT.
 

De procescoördinator WOZ-OZB coördineert de uitvoering van de verschillende WOZ processen in de keten waarbij de planning en controle centraal staat. Bewaakt de voortgang en kwaliteit, bewaakt discrepanties, brengt risico’s in kaart, grijpt in waar nodig en komt actief met initiatieven voor verbetering en ondersteunt daarvan de implementatie. De procescoördinator bevindt zich in een speelveld van diverse teamleiders, medewerkers en ketenpartners waarin meerdere belangen zijn. Draagt zorg voor verbinding en weegt belangen zorgvuldig af binnen de gestelde kaders (ketenverantwoordelijkheid). De procescoördinator opereert voornamelijk op tactisch en operationeel niveau en kan meedenken op strategisch niveau.
De procescoördinator Waarderen  richt zich vooral op de belangrijkste ketenpartners, zowel intern als extern.  
De procescoördinator signaleert dreigende vertragingen en/of overschrijdingen, analyseert oorzaken, geeft consequenties en oplossingsrichtingen aan en geeft gevraagd en ongevraagd advies. De procescoördinator draagt zorg voor de uitvoering van een eenduidig en goed lopend proces, welke tijdig en met een goede kwaliteit wordt afgerond. Maakt afspraken voor de uitvoering met de teamleiders en spreekt hen daarop aan (output en kwaliteit).
Daar waar nodig  vindt ook afstemming plaats met de accountmanager voor de externe contacten. Deze afstemming betreft de processen van uitvoering, controle en bezwaar en beroep.  

Werkzaamheden

• Fungeren als aanspreekpunt, vraagbaak en zorgen voor verslaglegging;
• Contacten onderhouden met de belangrijkste stakeholders (o.a. Het Rijk, VNF en de Waarderingskamer) over beleidsvernieuwing, evaluaties, inspecties en benchmarks;
• Toetsen en verbeteren van het voorliggende beleid en daar uitvoering aan geven;
• Maken van (werk)afspraken op tactisch en strategisch niveau met ketenpartners (o.a. Basisinformatie, interne en externe accountmanagers, de Waarderingskamer, Het Rijk, de VNG en andere belastingkantoren);
• Maken van werkafspraken op tactisch niveau met de uitvoering (met teamleiders, senior-taxateurs en andere organisatieonderdelen) en hen daarop aanspreken (op output en kwaliteit);
• Voeren van verschillende vormen van overleg (bila/f&b gesprek, teamoverleg, productie overleg met o.a. de teamleiders, de afdelingsmanager, de procescoördinator en senior medewerker WHT) om zorg te dragen voor inhoudelijke afstemming. Deze afstemming betreft de planning van uitvoering, controle en bezwaar en beroep;
• Opstellen planning en maken van afspraken voor de uitvoering van de WOZ-processen of bij de overige Heffingen en bestandsmutaties;
• Monitoren, bewaken en rapporteren van de voortgang, kwaliteit (uitvoeren van kwaliteitscontroles) en discrepanties. Daarbij signaleren van (dreigende) knelpunten, vertraging en/of overschrijdingen. In kaart brengen van de risico’s en ingrijpen waar nodig. Aandragen van initiatieven voor verbetering en het ondersteunen van de implementatie daarvan;
• Verantwoordelijk voor het gehele ketenproces en daarna acteren:
  • Uitvoering kwaliteitstoetsing: Uitvoering aan de integrale AO-IC
  • Doorvoeren procesverbeteringen en daar regie op hebben
  • Initiëren en implementeren verbetervoorstellen en hier regie op pakken
• Analyseren van oorzaken, aangeven van consequenties, waarbij er gevraagd en ongevraagd advies wordt gegeven over oplossingen en vervolg;
• Volgen van landelijke ontwikkelingen en vertalen naar de eigen organisatie;
• Verbeteren van de eigen processen a.d.h.v. CLV (continu leren en verbeteren);
• Coachen en begeleiden van de overige proces coördinatoren;
• Verantwoordelijk voor de verbinding tussen de business en team Data Science op het gebied van de Herwaardering;
• Adviseren en rapporteren aan de teamleider(s) en de afdelingsmanager WHT;
• Vastleggen van bijeenkomsten, afspraken en besluiten in notities;
• Fungeren als back-up en achtervang voor de werkzaamheden van je collega procescoördinatoren en die van de teamleider(s).

• Je beschikt minimaal over een hbo werk- en denkniveau;
• Persoonlijke motivatie van max 1 A4;
• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring opgedaan als WOZ taxateur tbv de uitvoering Wet Woz;
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring in een soort gelijke functie.

Wensen:

• Je hebt aantoonbare ervaring op het gebied van Continu Leren en Verbeteren (Lean management);
• Je hebt minimaal 3 voorbeelden waar hij/zij kan aantonen te hebben geparticipeerd in een ontwikkel/ innovatie traject op het gebied van procesinrichting.

Als procescoördinator voor de gemeente Amsterdam werk je binnen een gedreven team.

Daarnaast bieden wij:

• Interessante en complexe projecten bij toonaangevende opdrachtgevers;
• Doorgroei- en ontwikkelingsmogelijkheden;
• Een baan van 36 uur per week;
• Salarisschaal: (€5.000 -  €6.500);
• 25 vakantiedagen per jaar op fulltime basis.

Op deze vacature kunnen geen ZZP'ers reageren. U kunt reageren tot 8 oktober.