Vacature Programmasecretaris fysiek en sociaal domein in Bussum

• Bussum
• Nederland
• Loondienst
• € 4567-5902 per uur
• HBO
• Management / interim

Vacature omschrijving

Startdatum: zo spoedig mogelijk

Einddatum: 11 september 2026

Optie op verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend

Duur: 6 maanden

Sluitingsdatum: 25 februari 2026

Publicatiedatum: 19 februari 2026

Doel van de functie

Je ondersteunt de staf en directie bij het voorbereiden, coördineren en vastleggen van bestuurlijke besluitvorming en programmatische processen. Je hebt plezier in het managen van processen en communicatie is daarbij essentieel. Je werkt nauw samen met de coördinator van het bestuurssecretariaat, de waarnemend communicatieadviseur en de waarnemend bestuurssecretaris. Je draagt bij aan de Planning & Control-cyclus door input te verzamelen, deadlines te bewaken en relevante stukken voor te bereiden om de kwaliteit, transparantie en continuïteit van bestuurlijke processen te borgen.

Opdracht

Als programmasecretaris draag je zorg voor een efficiënte voorbereiding, coördinatie en vastlegging van vergaderingen, besluitvorming en programmatische activiteiten. Je bent de verbindende schakel tussen staf, directie, bestuur, portefeuillehoudersoverleggen, gemeentelijke partners en externe samenwerkingsverbanden, waaronder afstemming met de Metropoolregio Amsterdam.

Kerntaken en verantwoordelijkheden

• Voorbereiden, coördineren en vastleggen van vergaderingen van bestuurlijke gremia, portefeuillevergaderingen en stafoverleggen.
• Ondersteunen, bewaken van voortgang en opvolgen van besluiten en acties.
• Afstemmen met de bestuurssecretaris, de coördinator bestuurssecretariaat en de communicatieadviseur voor een geïntegreerde planning en tijdige informatievoorziening.
• Fungeren als aanspreekpunt en verbindende schakel tussen staf, directie, bestuur en externe partners, inclusief afstemming met de Metropoolregio Amsterdam.
• Coördineren van de opstelling en verspreiding van agenda’s, notulen, besluitenlijsten en stukken.
• Signaleren van knelpunten in bestuurlijke en programmatische processen en voorstellen doen voor verbetering.
• Ondersteunen bij de voorbereiding van beleids-, programma- en strategische documenten.
• Bijdragen aan onderdelen van de Planning & Control-cyclus, zoals voortgangsrapportages en informatieverzameling.

Gewenste ervaring

Bij voorkeur beschik je over specifieke expertise en ervaring als programmasecretaris, griffier/commissiesecretaris of procesmanager in het publieke domein.

Eisen:

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 7 jaar binnen een politiek-bestuurlijke organisatie zoals een gemeente, provincie of gemeenschappelijke regeling
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als (programma)secretaris, bestuurssecretaris, griffier, commissiesecretaris of vergelijkbare functie binnen een samenwerkingsverband of gemeente
• Aantoonbare werkervaring met voorbereiding en verslaglegging van bestuurlijke vergaderingen zoals: agenda’s, besluitenlijsten en bestuurlijke nota’s
• BYOD (bring your own device): voor deze opdracht moet de kandidaat gebruik maken van eigen mobiel. De opdrachtgever stelt een laptop beschikbaar

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring in een regionaal samenwerkingsverband
• Aantoonbare kennis van methodieken zoals Lean, MSP, Prince2 en/of Agile/scrum
• Minimaal 1 aantal jaar werkervaring in de afgelopen 3 jaar met het zelfstandig verantwoordelijk zijn voor bestuurlijke procescoördinatie binnen een politiek-bestuurlijke omgeving,
• Aantoonbare werkervaring met het opstellen en/of coördineren van voortgangsrapportages, bijdrage aan P&C-documenten en werken binnen kaders van Gemeentewet en/of bestuursrecht
• Aantoonbare werkervaring met het opstellen van (management)rapportages, voortgangsverslagen en beslisnota’s, benoem waar dit is opgedaan

Competenties:

• Uitstekende organisatorische vaardigheden en een sterk ontwikkeld gevoel voor planning en prioritering
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling, met het vermogen om helder en diplomatiek te communiceren
• Proactieve, zelfstandige werkhouding met bestuurlijke sensitiviteit en integriteit
• Analytisch vermogen en het vermogen om complexe dossiers snel te doorgronden en kernpunten helder samen te vatten
• Onpartijdigheid, discretie en vertrouwelijkheid in de omgang met gevoelige informatie
• Flexibiliteit en stressbestendigheid in een dynamische politieke omgeving
• Samenwerkingsgerichtheid en het vermogen om effectief te schakelen tussen diverse stakeholders