Vacature omschrijving
Organisatie
Reageren op deze opdracht kan
uitsluitend t/m 23-02-2026 om 12:00.
Functiebeschrijving
Voor de Veiligheidsregio Flevoland Gooi en Vechtstreek is FlexIntens op zoek naar een Programmasecretaris fysiek en sociaal domein voor 20 tot 24 uur per week.
De Regio Gooi en Vechtstreek is een samenwerkingsverband van zeven gemeenten (Blaricum, Gooise Meren, Hilversum, Huizen, Laren, Wijdemeren en Eemnes) met een organisatie van circa 500 medewerkers, die zich richt op uiteenlopende regionale opgaven in zowel het fysieke als sociale domein. De complexiteit van de bestuurlijke processen vraagt om een stevige en ervaren (programma)secretaris die in staat is om soepel te schakelen tussen bestuursorganen, ambtelijke staf en externe partners.
De opdracht wordt uitgezet voor het organisatieonderdeel Beleid en Bestuur, team staf. Vanuit deze eenheid ondersteunen wij de politieke, bestuurlijke en ambtelijke samenwerking tussen gemeenten, onze diensten en maatschappelijke partners. Deze samenwerking richt zich op de maatschappelijke opgaven, gebiedsopgaven en onze diensten. Wij zorgen dat gemeenten politiek, bestuurlijk en ambtelijk aan het stuur van de regionale opgaven en de Regio organisatie zitten. Met gemeenten, onze diensten, ondernemers en maatschappelijke organisaties bereiden wij beleid en besluitvorming voor en voeren dat uit. Ook zorgen wij voor de bestuurlijke en ambtelijke vertegenwoordiging van de regiogemeenten in de Metropoolregio Amsterdam (MRA), provincie en Rijk. Daarnaast vragen wij waar mogelijk subsidies aan en voeren projecten uit.
Achtergrond
Door de (tijdelijke) uitval van de bestuurssecretaris en de communicatiestrateeg is de werkdruk binnen de staf van onze organisatie aanzienlijk toegenomen. De huidige programmasecretaris vervult momenteel ook de rol van waarnemend bestuurssecretaris, waardoor extra capaciteit noodzakelijk is om continuïteit en goede bestuurlijke ondersteuning te waarborgen.
Doel van de functie.
De programmasecretaris ondersteunt de staf en directie bij het voorbereiden, coördineren en vastleggen van bestuurlijke besluitvorming en programmatische processen. Hjj of zij heeft er lol in om processen te managen. Communicatie is daarbij key. Nauwe samenwerking met de coördinator van het bestuurssecretariaat en de waarnemend communicatieadviseur is essentieel om een geïntegreerde planning en heldere informatievoorziening te garanderen. De programmasecretaris draagt ook bij aan de Planning & Control-cyclus door het verzamelen van input, bewaken van deadlines en het voorbereiden van relevante stukken. Dit alles om de kwaliteit, transparantie en continuïteit van bestuurlijke processen binnen de Regio te borgen. De programmasecretaris werkt nauw samen met de waarnemend bestuurssecretaris.
Doel van de functie.
De programmasecretaris ondersteunt de staf en directie bij het voorbereiden, coördineren en vastleggen van bestuurlijke besluitvorming en programmatische processen. Hjj of zij heeft er lol in om processen te managen. Communicatie is daarbij key. Nauwe samenwerking met de coördinator van het bestuurssecretariaat en de waarnemend communicatieadviseur is essentieel om een geïntegreerde planning en heldere informatievoorziening te garanderen. De programmasecretaris draagt ook bij aan de Planning & Control-cyclus door het verzamelen van input, bewaken van deadlines en het voorbereiden van relevante stukken. Dit alles om de kwaliteit, transparantie en continuïteit van bestuurlijke processen binnen de Regio te borgen. De programmasecretaris werkt nauw samen met de waarnemend bestuurssecretaris.
Opdracht
Als Programmasecretaris speel je een cruciale rol in de ondersteuning van de bestuurlijke processen binnen Regio Gooi en Vechtstreek. Je draagt zorg voor een efficiënte voorbereiding, coördinatie en vastlegging van vergaderingen, besluitvorming en programmatische activiteiten. Je bent de verbindende schakel tussen de staf, directie, het bestuur en de portefeuillehoudersoverleggen, gemeentelijke partners en externe samenwerkingsverbanden, waaronder de Metropoolregio Amsterdam. Je hebt bij voorkeur specifieke expertise en ervaring als programmasecretaris, griffier/commissiesecretaris of procesmanager in het publiek domein.
Kerntaken en verantwoordelijkheden
- Voorbereiden, coördineren en vastleggen van vergaderingen van bestuurlijke gremia, portefeuillevergaderingen en stafoverleggen.
- Ondersteunen, voortgangsbewaking en het opvolgen van besluiten en acties.
- Afstemmen met de bestuurssecretaris, de coördinator bestuurssecretariaat en communicatieadviseur voor een geïntegreerde planning en tijdige informatievoorziening.
- Fungeren als aanspreekpunt en verbindende schakel tussen staf, directie, bestuur en externe partners, inclusief afstemming met de Metropoolregio Amsterdam.
- Coördineren van de opstelling en verspreiding van agenda's, notulen, besluitenlijsten en stukken.
- Signaleren van knelpunten in bestuurlijke en programmatische processen en voorstellen doen voor verbetering.
- Ondersteunen bij de voorbereiding van beleids-, programma- en strategische documenten.
- Bijdragen aan onderdelen van de Planning & Control-cyclus, zoals voortgangsrapportages en informatieverzameling.
Functie-eisen
Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:
Eisen:
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 7 jaar binnen een politiek-bestuurlijke organisatie zoals een gemeente, provincie of gemeenschappelijke regeling;
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als (programma)secretaris, bestuurssecretaris, griffier, commissiesecretaris of vergelijkbare functie binnen een samenwerkingsverband of gemeente
- Aantoonbare werkervaring met voorbereiding en verslaglegging van bestuurlijke vergaderingen zoals: agenda's, besluitenlijsten en bestuurlijke nota's
Wensen:
- Aantoonbare werkervaring in een regionaal samenwerkingsverband
- Aantoonbare kennis van methodieken zoals Lean, MSP, Prince2 en/of Agile/scrum
- Minimaal 1 aantal jaar werkervaring in de afgelopen 3 jaar met het zelfstandig verantwoordelijk zijn voor bestuurlijke procescoördinatie binnen een politiek-bestuurlijke omgeving
- Aantoonbare werkervaring met het opstellen en/of coördineren van voortgangsrapportages, bijdrage aan P&C-documenten en werken binnen kaders van Gemeentewet en/of bestuursrecht
- Aantoonbare werkervaring met het opstellen van (management)rapportages, voortgangsverslagen en beslisnota's, benoem waar dit is opgedaan
Arbeidsvoorwaarden
Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.
Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:
- Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
- Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
- Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
- Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.
NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.
Ref.nr.:2569769061-UZP-NL-FPC-200207 - RT196393278