Vacature Projectleider archief (24-32 uur) in Utrecht

• Utrecht
• HBO
• Automatisering / ICT

Vacature omschrijving

Je voert de regie op het hele project van de bewerking papieren archieven: van aanbesteding tot en met de juiste bewaring en vernietiging van de papieren archiefdocumenten bij de provincie Utrecht.

Omschrijving van de opdrachtgever:
De provincie Utrecht heeft nog een omvangrijk papieren archief (ongeveer 2,5 kilometer). Dit archief is afgesloten en groeit niet meer, omdat de provincie al enkele jaren alleen maar digitaal archiveert. Het papieren archief moet worden bewerkt: er moet worden vernietigd en er moet worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats Het Utrechts Archief. Van het archief zijn beschrijvingen op hoofdlijnen van bestanden beschikbaar: naam, herkomst, omvang, datering en voorstellen wat er mee moet gebeuren.

Het papieren archief van de provincie staat bij een externe dienstverlener (Karmac in Lelystad en Kampen). De provincie heeft de komende jaren (2026 tot en met 2028) geld gereserveerd voor dit project. De provincie heeft onvoldoende capaciteit om de archiefbewerking zelf uit te voeren. Vanwege de omvang en het kennisintensieve karakter van deze archiefbewerking, moet er een aanbesteding worden gedaan waarmee een externe partij wordt geselecteerd die dit werk voor de provincie kan uitvoeren.

Om dit hele project in goede banen te leiden, is iemand nodig die coördinatie en regie wil voeren op deze archiefbewerking. De projectleider is niet degene die de bewerking (mede) gaat uitvoeren (inhoud), maar is verantwoordelijk voor het structureren en stroomlijnen van het proces van de archiefbewerking.

Wat ga je doen:

• Je voert de coördinatie en regie op de archiefbewerking.
• Je begeleidt de aanbesteding met het (mede) opstellen van een programma van eisen en het beoordelen van inschrijvingen.
• Je bent verantwoordelijk voor het structureren en stroomlijnen van het proces.
• Je zorgt ervoor dat het vernietigen en overbrengen op de juiste manier verloopt.
• Je signaleert, beheerst en lost knelpunten op, voor een soepel verloop van het project.
• Je zorgt dat aan het einde van deze opdracht alle te bewaren archieven zijn overgebracht naar Het Utrechts Archief en alle te vernietigen archieven zijn vernietigd of klaar voor vernietiging in het jaar volgens de selectielijst.

Wij vragen:

• Je beschikt minimaal over een afgeronde opleiding op hbo-bachelorniveau.
• Je hebt minimaal 2 jaar recente werkervaring als projectleider met archiefbewerking of records management bij de overheid.
• Je hebt werkervaring met het begeleiden van een aanbesteding voor archiefbewerking of een hiermee vergelijkbare dienstverlening, waaronder het opstellen of mede opstellen van een programma van eisen en het beoordelen van inschrijvingen.
• Je hebt werkervaring met toepasselijke wet- en regelgeving voor archieven, waaronder de Archiefwet en de Archiefregeling.
• Je hebt bij voorkeur werkervaring met:
  • het begeleiden van trajecten voor archiefvernietiging volgens selectielijsten, inclusief voorbereiding, dossiervorming en afstemming met archiefdiensten
  • risicomanagement in projecten bij de overheid, waaronder het signaleren, beheersen en oplossen van knelpunten in multidisciplinaire trajecten
  • met grootschalige bewerkingen van papieren archieven groter dan 1 kilometer

Standplaats:
Utrecht (papieren archief bevindt zich in Lelystad en Kampen)

Wij bieden:
De functie is per direct beschikbaar voor 24-32 uur per week. Deze functie is op projectbasis voor ten minste 6 maanden, met een optie tot verlenging (2 x 6 maanden). Op deze opdracht is de inzet van een zelfstandige (zzp’er) niet mogelijk. Ben je zelfstandige en wil je toch graag voor deze opdracht in aanmerking komen? We gaan graag met je in gesprek over welke andere mogelijkheden we voor je hebben om deze opdracht via ons uit te voeren.

Ja, ik ben geïnteresseerd!
Reageer vóór vrijdag 6 maart 12.00 uur aanstaande en stuur je cv naar info@pia.nl. Ons referentienummer is 26157. Voor meer informatie of vragen kun je contact opnemen met Edwin van Lonkhuizen op 078-6182212.

Ik zoek toch iets anders!
Wij helpen je graag bij het vinden van de juiste opdracht. Als we jouw cv en wensen hebben, kunnen we contact met je opnemen zodra er een geschikte opdracht voorbijkomt. Zoek niet langer alleen en mail ons op info@pia.nl of bel 078-618 22 12.

Waarom kiezen voor PIA?
Op basis van interim- en projectmanagement, detachering en werving & selectie koppelen wij van Project Interim Advies (PIA) jou aan uitdagende opdrachten. We richten ons op professionals die graag hun bijdrage leveren aan de realisatie van projecten en de (door)ontwikkeling van organisaties.

PIA staat voor professionaliteit, openheid en persoonlijke betrokkenheid. Met een eerlijke en transparante werkwijze leggen we de basis voor een langdurige samenwerking met jou.