Vacature Projectleider papieren archiefbewerking in Utrecht

• Utrecht
• HBO
• Automatisering / ICT

Vacature omschrijving

Je voert de regie op het hele project van de bewerking papieren archieven: van aanbesteding tot en met de juiste bewaring en vernietiging van de papieren archiefdocumenten bij de provincie Utrecht.

Waar kom je terecht?
De provincie Utrecht heeft nog een omvangrijk papieren archief (ongeveer 2,5 kilometer). Dit archief is afgesloten en groeit niet meer, omdat de provincie al enkele jaren alleen maar digitaal archiveert. Het papieren archief moet worden bewerkt: er moet worden vernietigd en er moet worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats Het Utrechts Archief. Van het archief zijn beschrijvingen op hoofdlijnen van bestanden beschikbaar: naam, herkomst, omvang, datering en voorstellen wat er mee moet gebeuren.

Het papieren archief van de provincie staat bij een externe dienstverlener (Karmac in Lelystad en Kampen). De provincie heeft de komende jaren (2026 tot en met 2028) geld gereserveerd voor dit project. De provincie heeft onvoldoende capaciteit om de archiefbewerking zelf uit te voeren. Vanwege de omvang en het kennisintensieve karakter van deze archiefbewerking, moet er een aanbesteding worden gedaan waarmee een externe partij wordt geselecteerd die dit werk voor de provincie kan uitvoeren.

Om dit hele project in goede banen te leiden, is iemand nodig die coördinatie en regie wil voeren op deze archiefbewerking. De projectleider is niet degene die de bewerking (mede) gaat uitvoeren (inhoud), maar is verantwoordelijk voor het structureren en stroomlijnen van het proces van de archiefbewerking.

Wat ga je doen?

• Je voert de coördinatie en regie op de archiefbewerking.
• Je begeleidt de aanbesteding met het (mede) opstellen van een programma van eisen en het beoordelen van inschrijvingen.
• Je bent verantwoordelijk voor het structureren en stroomlijnen van het proces.
• Je zorgt ervoor dat het vernietigen en overbrengen op de juiste manier verloopt.
• Je signaleert, beheerst en lost knelpunten op, voor een soepel verloop van het project.
• Je zorgt dat aan het einde van deze opdracht alle te bewaren archieven zijn overgebracht naar Het Utrechts Archief en alle te vernietigen archieven zijn vernietigd of klaar voor vernietiging in het jaar volgens de selectielijst.

Wat breng je mee?

Eisen

• Je beschikt minimaal over een afgeronde opleiding op hbo-bachelorniveau.
• Je hebt minimaal 2 jaar recente werkervaring als projectleider met archiefbewerking of records management bij de overheid.
• Je hebt werkervaring met het begeleiden van een aanbesteding voor archiefbewerking of een hiermee vergelijkbare dienstverlening, waaronder het opstellen of mede opstellen van een programma van eisen en het beoordelen van inschrijvingen.
• Je hebt werkervaring met toepasselijke wet- en regelgeving voor archieven, waaronder de Archiefwet en de Archiefregeling.

Wensen

• Je hebt werkervaring met het begeleiden van trajecten voor archiefvernietiging volgens selectielijsten, inclusief voorbereiding, dossiervorming en afstemming met archiefdiensten.
• Je hebt werkervaring met risicomanagement in projecten bij de overheid, waaronder het signaleren, beheersen en oplossen van knelpunten in multidisciplinaire trajecten.
• Je hebt ervaring met grootschalige bewerkingen van papieren archieven groter dan 1 kilometer.

Kenmerken
Parttime: 24-32 uur
Looptijd: per direct voor 6 maanden, optie tot verlenging van 2 keer 6 maanden
Locatie: Utrecht (papieren archief bevindt zich in Lelystad en Kampen)

Op deze opdracht is de inzet van een zelfstandige (zzp’er) niet mogelijk. Ben je zelfstandige en wil je toch graag voor deze opdracht in aanmerking komen? We gaan graag met je in gesprek over welke andere mogelijkheden we voor je hebben om deze opdracht via ons uit te voeren.

-

Solliciteer nu!
Spreekt deze opdracht je aan? Stuur dan je cv vóór vrijdag 6 maart 12.00 uur. Heb je nog vragen? Neem dan contact op met onze consultant Jop Verhulst, bel 078-654 90 60. Referentienummer 260357.

Ik zoek toch een andere uitdaging!
Stuur ons je cv! Als we bekend zijn met jouw kennis en wensen, kunnen we je op de hoogte brengen zodra er een passende functie beschikbaar is. Mail ons via info@vandijkwerkt.nl of bel 078-654 90 60.

Waarom kiezen voor Van Dijk?
Wij werken aan de mooiste projecten in de ruimtelijke ordening en infrastructuur door heel Nederland. Dit doen we samen met de rijksoverheid, provincies, gemeenten, waterschappen en andere (semi)overheden. Bij ons heb je een zeer grote kans dat je op het juiste project terechtkomt, want we luisteren naar wat jij wilt en waar de opdrachtgever echt naar op zoek is. Je ervaart onze kernwaarden Betrouwbaar: we zeggen wat we doen en we doen wat we zeggen, Professioneel: we maken verwachtingen waar en Betrokken: we hebben aandacht voor je.