Vacature Projectmedewerker in Rotterdam bij ELLBRU

• Rotterdam
• MBO
• Technisch / bouw

Vacature omschrijving

De afdeling Cultuur, als onderdeel van de directie Sport, Onderwijs en Cultuur, bestaat uit ruim 35 bevlogen professionals met passie voor cultuur die deskundig zijn op verschillende gebieden of disciplines. Samen met deze collega’s draag je bij aan de ontwikkeling van het gemeentelijk kunst- en cultuurbeleid, je leidt projecten, je bent secretaris voor commissies projectsubsidie en bent accounthouder van een aantal culturele instellingen. Met jouw inzet draag je bij aan het creëren van een sterk cultureel klimaat voor Rotterdam met optimale voorwaarden voor de productie van kunst en cultuur. Onder kunst en cultuur wordt meer verstaan dan alleen beeldende kunst, theater, dans, muziek, musea en film en media. Ook de bibliotheek, evenementen, nachtcultuur en creatieve industrie behoren tot het domein van kunst en cultuur. 

De organisatie

Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad ook met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven. In deze voorhoede werk jij, voor en samen met meer dan 620.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Wij bieden je ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen.

Je draagt actief bij aan de organisatorische en inhoudelijke transitie van de afdeling en fungeert als verbindende schakel in een dynamische bestuurlijke omgeving. Met jouw flexibiliteit, nauwkeurigheid en communicatieve kracht breng je structuur, bewaak je voortgang en zorg je dat processen soepel en efficiënt verlopen.

Jouw functie 

De projectmedewerker ondersteunt het managementteam en de staf bij de uitvoering van projecten, staf overleggen en de transitie van de afdeling. Je beheert complexe agenda’s, bereidt overleggen voor, bewaakt actiepunten en coördineert werkzaamheden binnen MT portefeuilles. Daarnaast voer je activiteiten uit die bijdragen aan de organisatorische en inhoudelijke veranderingen binnen de afdeling. Je werkt in een bestuurlijke context, schakelt snel tussen onderwerpen en gaat effectief om met complexiteit en dynamiek. Je bent flexibel, nauwkeurig, communicatief sterk en in staat om structuur te brengen in een veranderende omgeving.

Ondersteuning van transitieactiviteiten

• Uitvoeren van werkzaamheden die bijdragen aan de organisatorische en inhoudelijke transitie van de afdeling.
• Fungeren als verbindende schakel tussen staf, MT en de afdeling.

Ondersteuning van stafoverleggen

• Voorbereiden van agenda’s, stukken en achtergrondinformatie.
• Notuleren en bewaken van actiepunten.
• Coördineren van opvolging en terugkoppeling naar betrokkenen.
• Zorg dragen voor het vullen van de wethoudertas

Ondersteunen van MT en de portefeuilles

• Ondersteunen van afdelingshoofden bij de dagelijkse werkzaamheden.
• Bewaken van de bestuurlijke stukkenstroom en bijbehorende deadlines (rol van afdelingssecretaris).
• Beheren en afhandelen van publieksreacties.
• Uitvoeren van complex agendabeheer voor afdelingshoofden.
• Opstellen en coördineren van planningen voor programma’s en overleggen.
• Inplannen en coördineren van reeksen periodieke overleggen, inclusief externe locaties en deelnemers buiten de gemeentelijke organisatie.
• Notuleren en verzorgen van facilitaire ondersteuning (zoals catering/lunch).
• Beheren van mailboxen en structureren van inkomende communicatie.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten
• Coördineren van acties en besluiten binnen de MT‑portefeuilles.
• Voorbereiden van overleggen en monitoren van voortgang.
• Signaleren van knelpunten, risico’s en prioriteiten. 

Project- en procesondersteuning

• Opstellen en bijhouden van projectdocumentatie, actielijsten en rapportages.
• Meedenken over procesverbeteringen en efficiëntie. 

Je beweegt moeiteloos door een omgeving waar onderwerpen, belangen en niveaus elkaar in hoog tempo afwisselen. In die dynamiek blijf je scherp: je houdt overzicht, brengt structuur aan en zorgt dat agenda’s, overleggen en actiepunten strak georganiseerd zijn. Je communiceert helder, werkt nauwkeurig en weet precies wat er nodig is om het MT soepel te laten functioneren. Dankzij jouw zelfstandige en proactieve houding signaleer je knelpunten vroeg, denk je mee in oplossingen en draag je zichtbaar bij aan zowel organisatorische als inhoudelijke verbeteringen. Waar de context verandert, blijf jij flexibel en stressbestendig, en creëer je rust zodat anderen met vertrouwen kunnen doorwerken.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding.
• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring bij een politiek-bestuurlijke omgeving, opgedaan in de afgelopen 2 jaar.
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met het samenwerken met culturele instellingen.

Wensen

• Je hebt werkervaring met het ondersteunen van MT’s en afdelingshoofden.
• Je hebt werkervaring met procesverbetering, organisatieontwikkeling of verandertrajecten. Dit zal ook worden getoetst tijdens het verificatiegesprek.
• Je hebt een afgeronde universitaire opleiding in de richting Beleid en Politiek.
• Je hebt werkervaring bij een gemeente met meer dan 150.000 inwoners.

Als projectmedewerker bij de gemeente Rotterdam werk je binnen een gedreven team.

Daarnaast bieden wij:

• Interessante en complexe projecten bij toonaangevende opdrachtgevers;
• Doorgroei- en ontwikkelingsmogelijkheden;
• Een baan van 36 uur per week;
• Kennismakingsgesprekken: Week 8 en 9;
• In het kader van Anders werken kan er ook vanuit huis worden gewerkt. Voor het vergaderen en digitaal ontmoeten wordt er gebruik gemaakt van MS Teams. Wanneer fysieke aanwezigheid benodigd is vindt dit voornamelijk plaatst op de volgende locatie: Het Timmerhuis.
• Salarisschaal 8: €3.206 - €4.499.

Op deze vacature kunnen geen ZZP'ers reageren. U kunt reageren tot 11 februari.