Vacature Projectondersteuner Opvang - Gemeente Heemstede in Heemstede

• Heemstede
• Nederland
• Loondienst
• € 3246-4556 per maand
• MBO
• Administratief / secretarieel

Vacature omschrijving

Reageren kan tot 10 september 2026.

Over de functie

Voor onze opdrachtgever, de Gemeente Heemstede, zijn wij op zoek naar een Projectondersteuner Opvang. In deze rol ben jij de organisatorische spil van het projectteam Opvang, een team dat werkt aan passende en menswaardige opvang van nieuwkomers. Binnen dit team lopen verschillende trajecten tegelijk: van locatieontwikkeling en vergunningprocedures tot bewonerscommunicatie, bestuurlijke besluitvorming en samenwerking met externe partners. Dankzij jouw overzicht, nauwkeurigheid en organisatietalent kan het team zich richten op de inhoud en uitvoering van de opvangopgave. Daarnaast ondersteun je de werkgroep Wonen en Zorg, die gemeente, woningcorporaties en zorg- en welzijnspartijen samenbrengt rondom de woonzorgopgave.

Wat ga je doen?

• Beheren van agenda's en plannen van afspraken, overleggen en bijeenkomsten.
• Coördineren van vergadermomenten met interne en externe partners.
• Bewaken van planningen, deadlines en actiepunten.
• Voorbereiden van vergaderingen, opstellen van agenda's en verzamelen van stukken.
• Notuleren van overleggen en uitwerken van actie- en besluitenlijsten.
• Zorgen dat afspraken worden opgevolgd en collega's tijdig beschikken over de juiste informatie.
• Regelen van locaties, catering, bezoekersontvangst en praktische voorzieningen voor bijeenkomsten.
• Ondersteunen bij bewonersavonden, informatiebijeenkomsten en andere participatiemomenten.
• Beheren en archiveren van projectdocumentatie.
• Ondersteunen bij de verwerking van bestuurlijke stukken in Mozard of een vergelijkbaar systeem.
• Bijhouden van mailboxen, correspondentie en andere administratieve werkzaamheden.
• Signaleren waar ondersteuning nodig is en zaken zelfstandig oppakken.

Jouw profiel

• Je hebt ervaring met project- of managementondersteuning, bij voorkeur binnen een overheidsorganisatie.
• Je kunt uitstekend plannen, organiseren en prioriteren.
• Je bent sterk in notuleren en het vastleggen van afspraken en besluiten, met oog voor bestuurlijke sensitiviteit.
• Je bent communicatief vaardig en schakelt gemakkelijk met verschillende collega's en externe partijen.
• Je werkt zelfstandig, toont initiatief en houdt overzicht, ook wanneer er veel tegelijk gebeurt.
• Je hebt ervaring met Microsoft Office, Microsoft Teams en bij voorkeur met Mozard of een vergelijkbaar systeem, of je maakt nieuwe systemen je snel eigen.
• Je hebt affiniteit met maatschappelijke opgaven zoals opvang en huisvesting.

Wat bieden wij?

• Een uitdagende opdracht bij de Gemeente Heemstede binnen een betrokken en gedreven projectteam met maatschappelijke betekenis.
• Een aanstelling van 24 uur per week, met een startdatum van 3 september 2026 en een looptijd tot 30 juni 2027, met kans op verlenging.
• Ruimte om mee te denken over de inrichting en ondersteuning van het projectteam.
• Inschaling in schaal 8 van de CAO Gemeenten, met een bruto maandsalaris (fulltime) van 3.246 tot 4.556 euro, afhankelijk van ervaring. Daar bovenop ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van het brutosalaris.

Sollicitatieproces

Ben jij de professional die wij zoeken? Solliciteer dan direct en word onderdeel van dit maatschappelijke initiatief!

Voor vragen kun je bellen naar +31621527450 of mailen naar k.agaiby@incipias.nl.

Bekijk alle vacatures in Project- & Programmamanagement