Vacature Projectsecretaris Warmteprogramma (32-40 uur) in Rotterdam

• Rotterdam
• HBO
• Administratief / secretarieel

Vacature omschrijving

Je ondersteunt de procesmanager van het Warmteprogramma bij de gemeente Rotterdam: een programma met als doel om Rotterdam in 2050 aardgasvrij te maken. Zo ben je onder andere verantwoordelijk voor het agenda- en relatiebeheer en zorg je dat de projectadministratie op orde is.

Omschrijving van de opdrachtgever:
Voor het opgaveteam Warmte van de afdeling Duurzaamheid zoeken wij een projectsecretaris die de procesmanager van het Warmteprogramma -het programma met als doel om Rotterdam in 2050 aardgasvrij te maken- ondersteunt met administratieve en secretariële taken.

Je bent de rechterhand van de procesmanager en biedt ondersteuning met uiteenlopende taken: van het notuleren van overleggen tot het helpen opstellen van een communicatie- en participatieplan. In deze rol werk je aan het Warmteprogramma en zorg je dat de administratie van het programma op orde is. Je weet overzicht te behouden, denkt mee over verbeterprocessen en kunt snel schakelen tussen verschillende taken en betrokken partijen.  

Wat ga je doen:

• Je bent het aanspreekpunt voor zaken rond projectondersteuning.
• Je bent verantwoordelijk voor het agenda- en relatiebeheer en het -waar nodig- najagen van zowel in- als externe afspraken.
• Je zorgt dat de projectadministratie op orde is, met het opstellen en actualiseren ervan, inclusief mijlpalen en lessen die tijdens de projecten worden opgedaan.
• Je pakt deelprojecten zelfstandig op, waaronder de ondersteuning van het communicatie- en participatieplan.
• Je notuleert, organiseert en faciliteert (complexe) overleggen, zowel in- als extern.
• Je archiveert procesdocumentatie.
• Je beantwoordt en analyseert vragen, bijvoorbeeld van bewoners.

Wij vragen:

• Je hebt minimaal een hbo-opleiding afgerond.
• Je hebt minimaal 2 jaar recente ervaring in de rol van projectondersteuner of -secretaris bij een overheidsorganisatie.
• Je hebt ervaring met het opstellen en versturen van informatie en het verzorgen van participatietrajecten.
• Je hebt ervaring met MS Office-applicaties als Teams, Word, Outlook, Excel en PowerPoint.
• Je hebt bij voorkeur ervaring:
  • in het werkveld van de energietransitie
  • met het zelfstandig organiseren en vastleggen van bijeenkomsten en bewonersparticipatie
  • met het schrijven en verwerken van nieuwsberichten die je op verschillende manieren kunt verwerken tot een representatieve boodschap
  • met het aansturen en uitvoeren van deelprojecten
• met CRM en Oracle
• Je bent beschikbaar voor een gesprek met de gemeente op vrijdag 20 maart.

Standplaats:
Rotterdam

Wij bieden:
De functie is per direct beschikbaar voor 32-40 uur per week. Deze functie is op projectbasis voor ten minste 12 maanden, met een optie tot verlenging (1 x 12 maanden). Op deze opdracht is de inzet van een zelfstandige (zzp’er) niet mogelijk. Ben je zelfstandige en wil je toch graag voor deze opdracht in aanmerking komen? We gaan graag met je in gesprek over welke andere mogelijkheden we voor je hebben om deze opdracht via ons uit te voeren.

Ja, ik ben geïnteresseerd!
Reageer vóór woensdag 18 maart 12.00 uur aanstaande en stuur je cv naar info@pia.nl. Ons referentienummer is 26194. Voor meer informatie of vragen kun je contact opnemen met Edwin van Lonkhuizen op 078-6182212.

Ik zoek toch iets anders!
Wij helpen je graag bij het vinden van de juiste opdracht. Als we jouw cv en wensen hebben, kunnen we contact met je opnemen zodra er een geschikte opdracht voorbijkomt. Zoek niet langer alleen en mail ons op info@pia.nl of bel 078-618 22 12.

Waarom kiezen voor PIA?
Op basis van interim- en projectmanagement, detachering en werving & selectie koppelen wij van Project Interim Advies (PIA) jou aan uitdagende opdrachten. We richten ons op professionals die graag hun bijdrage leveren aan de realisatie van projecten en de (door)ontwikkeling van organisaties.

PIA staat voor professionaliteit, openheid en persoonlijke betrokkenheid. Met een eerlijke en transparante werkwijze leggen we de basis voor een langdurige samenwerking met jou.