Vacature Secretariele ondersteuner Strategie & Beleid in Vlaardingen

• Vlaardingen
• Nederland
• Loondienst
• € 3373-3795 per maand
• MBO
• Administratief / secretarieel

Vacature omschrijving

Startdatum: zo spoedig mogelijk

Einddatum: 8 oktober 2026

Optie op verlenging: 1x 6 maanden

Duur: 6 maanden

Sluitingsdatum: 25 maart 2026

Publicatiedatum: 18 maart 2026

Functie

Gemeente Vlaardingen zoekt tijdelijke secretariële ondersteuning binnen het team Strategie & Beleid.

Doel van de opdracht

Doel: Het verzorgen van professionele, tijdige en complete ondersteuning van de overleg- en informatiestromen rondom het team en (delen van) directie/management.

Succescriteria

• Overleggen zijn tijdig ingepland en betrokkenen beschikken over complete en actuele vergaderinformatie.
• Vergadersets zijn tijdig en volledig samengesteld en gedeeld met de juiste deelnemers.
• Verslaglegging (notulen, actie- en besluitenlijsten) is tijdig, correct en conform afgesproken format opgeleverd en verspreid.
• Acties en opvolging zijn zichtbaar en overzichtelijk geborgd (actielijsten, reminders, terugkoppelingen).
• De mailbox/ingang van verzoeken is gestructureerd verwerkt en vragen/acties zijn doorgezet naar de juiste personen.

Taken en werkzaamheden

• Plannen en organiseren van afspraken en overleggen (inclusief uitnodigingen en logistiek).
• Voorbereiden van agenda’s en het verzamelen/uitvragen van stukken ten behoeve van vergaderingen.
• Samenstellen en beheren van vergaderstukken/vergadersets en bewaken van deadlines.
• Notuleren en opstellen van besluiten- en actielijsten, inclusief distributie aan betrokkenen.
• Structureren en verwerken van binnenkomende verzoeken (mailbox/werkstroom) en bewaken van opvolging.

Eisen:

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretarieel ondersteuner bij een overheidsorganisatie

Wensen:

• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als secretarieel ondersteuner bij een overheidsorganisatie
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met ondersteuning van management/directie en werken met stukkenstromen

Competenties:

• Aanpassingsvermogen
• Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling)
• Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk)
• Klantgericht
• Delegere
• Luisteren
• Doorzettingsvermogen
• Tactisch gedrag
• Motiveren
• Resultaatgericht werken
• Samenwerken
• Overtuigen
• Assertiviteit
• Besluitvaardigheid
• Organiseren
• Kritisch
• Analyserend vermogen
• Plannen en organiseren
• Anders, namelijk