Vacature Senior ondersteuner in Amsterdam bij Olympia

• Amsterdam
• HBO
• Overige

Vacature omschrijving

Je komt te werken binnen de directie Bestuurs- en Managementadvisering (BMA) van de gemeente Amsterdam. Deze directie bestaat uit onder andere Bestuursadvisering, Staf GMT/GS, Public Affairs en het Kabinet van de Burgemeester.

Binnen BMA wordt gewerkt aan complexe maatschappelijke vraagstukken en strategisch advies voor het college, de gemeentesecretaris en stedelijke directies. De organisatie is continu in ontwikkeling en richt zich steeds meer op integraal en toekomstgericht werken.

De werksfeer is professioneel, open en collegiaal. Diversiteit en inclusie staan centraal: iedereen is welkom en verschillen worden gezien als kracht. Je werkt vanuit het stadhuis, midden in Amsterdam, samen met gedreven professionals.

Als senior managementondersteuner (ook wel senior secretaresse, executive assistant of bestuursassistent) ondersteun je de directeur BMA, die tevens lid is van het Gemeentelijk Managementteam (GMT). Jij beheert een complexe agenda, stelt prioriteiten en zorgt dat alles soepel en efficiënt verloopt. Je denkt strategisch mee, filtert inkomende verzoeken en bewaakt deadlines en toezeggingen.

Je stelt vergadermappen samen, zorgt dat alle stukken tijdig beschikbaar zijn en organiseert de follow-up van overleggen. Daarnaast heb je een belangrijke rol in onboarding van nieuwe collega’s, het organiseren van bijeenkomsten en het coördineren van IT-aanvragen en catering.

Je werkt nauw samen met diverse interne stakeholders zoals de staf van de gemeentesecretaris, GMT-ondersteuners en collega’s binnen BMA. In deze rol combineer je overzicht, organisatiesensitiviteit en proactiviteit. In deze functie werk je op topniveau binnen de gemeente Amsterdam met veel verantwoordelijkheid, zelfstandigheid in een bestuurlijke omgeving.

• Minimaal 4 jaar ervaring als managementondersteuner binnen een bestuurlijke organisatie
• Ervaring met Microsoft 365 en digitale systemen
• Sterk in complex agendabeheer en prioriteiten stellen
• Proactief, strategisch en organisatorisch sterk
• Stressbestendig en communicatief vaardig

• Bruto maandsalaris tussen € 3500,- en € 5000,- (o.b.v. 36 uur, afhankelijk van relevante opleiding en ervaring);
• Een fulltime functie van 36 uur;
• Uitzendcontract van tot 31-12-2026 met een optie tot verlenging;
• Direct pensioenopbouw en 8 % vakantiegeld;
• Reiskostenvergoeding tot 45 km: €0,10/km (auto), €0,15 (fiets/lopen), €0,21 (OV);
• Thuiswerkvergoeding van €3,25 per dag;
• Gezellig en ambitieus team binnen een maatschappelijke organisatie.
• Eindejaarsuitkering dat in je salaris wordt verwerkt met een percentage van 9,05 procent per uur.
• Maandelijkse bruto tegemoetkoming van €54 voor ziektekosten, ongeacht de omvang van het dienstverband.

Zo verloopt jouw sollicitatie via Olympia:

1. Sollicitatie verstuurd: Wat leuk dat je hebt gesolliciteerd! We hebben je sollicitatie ontvangen en nemen snel contact met je op.
2. We leren je graag kennen: Denken we dat de vacature bij je past? Dan nodigen we je uit voor een persoonlijk gesprek. Bij Olympia vinden we het belangrijk om te weten wie jíj bent en wat je zoekt.
3. Voorstellen bij de opdrachtgever: Zien wij een goede match? Dan stellen we je voor bij onze opdrachtgever en lichten we toe waarom jij goed past.
4. Gesprek bij de opdrachtgever: Is de opdrachtgever ook enthousiast? Dan ga je daar op gesprek. Natuurlijk helpen we je met een goede voorbereiding.
5. Jouw nieuwe baan: Zijn jullie beiden positief? Gefeliciteerd! Wij regelen alles rondom je contract en blijven betrokken, ook nadat je bent gestart.