Vacature omschrijving
Organisatie
Reageren op deze opdracht kan
uitsluitend t/m 06-08-2026 om 12:00.
Functiebeschrijving
Voor de Gemeente Hengelo is FlexIntens op zoek naar een Tijdelijke Bestuurssecretaresse Burgemeester voor 24 uur per week.
Gemeente Hengelo is een dynamische organisatie met ruim 900 gedreven medewerkers die zich inzetten voor een leefbare, ondernemende en innovatieve stad. Met meer dan 80.000 inwoners zijn we groot genoeg voor uitdagende projecten en klein genoeg om wendbaar te blijven.
Als opdrachtgever bieden we een professionele en collegiale werkomgeving, waar samenwerken, initiatief en resultaatgericht werken centraal staan. We hechten veel waarde aan innovatie en ontwikkeling, zowel binnen onze organisatie als in de samenwerking met partners.
Wij zoeken professionals die samen met ons willen bouwen aan de toekomst van Hengelo. Werken voor onze gemeente betekent een bijdrage leveren aan een stad met karakter, ambitie en een sterke gemeenschapszin.
Team
Je gaat als bestuurssecretaresse aan de slag bij gemeente Hengelo aan de slag bij team Services, binnen het domein Bedrijfsvoering. Onder het team Services vallen het interne Servicepunt, Facility, het bestuurssecretariaat en het managementsecretariaat. Je werkt samen in een team van 6 secretaressen en werkt onder de verantwoordelijkheid van Teammanager Service. Ook neem je deel aan de reguliere werkoverleggen. Je bent fysiek aanwezig met je collega's op maandag, dinsdag en donderdag.
Opdracht
Vanwege tijdelijke afwezigheid van een van onze collega's zijn wij op zoek naar een ervaren bestuurssecretaresse die de burgemeester van Hengelo ondersteunt.
Als bestuurssecretaresse ben je een belangrijke schakel tussen de burgemeester, het bestuur, de ambtelijke organisatie en externe relaties. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen en bent in staat snel te schakelen binnen een dynamische bestuurlijke omgeving. De werkzaamheden kennen een doorlopend karakter en vragen om een hoge mate van zelfstandigheid, nauwkeurigheid en bestuurlijke sensitiviteit.
Werkzaamheden:
- Beheren en bewaken van de agenda van de burgemeester
- Verzorgen van mailboxbeheer en prioriteren van inkomende correspondentie
- Voorbereiden, organiseren en afhandelen van bestuurlijke overleggen, afspraken en representatieve activiteiten
- Bewaken van actiepunten, deadlines en bestuurlijke processen
- Opstellen, verwerken en afhandelen van correspondentie en stukken
- Onderhouden van contacten met bestuurders, directie, management, inwoners en externe relaties
- Signaleren van knelpunten en proactief bijdragen aan een efficiënte ondersteuning van de burgemeester
- Samenwerken met collega's binnen het bestuurssecretariaat en andere ondersteunende disciplines
Functie-eisen
Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:
Eisen:
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse of directiesecretaresse binnen een bestuurlijke omgeving
- Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau
- In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp'ers. Mocht je als zzp'er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.
Wensen:
- Aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijk of politiek organisatie
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met Microsoft 365
- Uiterlijk beschikbaar per 24 augustus voor 24 uur per week
Arbeidsvoorwaarden
Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.
Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:
- Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
- Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
- Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
- Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.
NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.
Ref.nr.:2569866751-UZP-NL-FPC-270714 - RT203129635