Vacature omschrijving
Organisatie
Reageren op deze opdracht kan
uitsluitend t/m 22-05-2026 om 12:00.
Functiebeschrijving
Voor de Gemeente Amsterdam is FlexIntens op zoek naar een Directiesecretaris voor 32 tot 36 uur per week.
Opdrachtomschrijving
In de functie van Directiesecretaris P&O adviseer je de directeur en de afdelingsmanagers van P&O over strategische, organisatorische en beleidsmatige vraagstukken. Je brengt inhoud, processen en mensen samen en zoekt actief de samenwerking binnen en buiten P&O. Je werkt nauw samen met de directeur, signaleert kansen en neemt initiatief om deze samen met collega's verder uit te werken.
Je bereidt overleggen voor, onderhoudt interne contacten en bent een sparringpartner voor de directeur en het managementteam. Door je brede betrokkenheid binnen P&O leg je verbanden tussen verschillende onderwerpen en bewaak je gemaakte afspraken. Ook heb je een rol in de interne communicatie en zorg je dat collega's goed geïnformeerd zijn.
Je draagt bij aan de verdere ontwikkeling en professionalisering van P&O. Je vertaalt signalen en behoeften uit de organisatie naar voorstellen en concrete acties. Daarbij houd je overzicht over organisatieontwikkelingen, help je processen te stroomlijnen en ondersteun je collega's waar nodig. Je verbindt collega's met elkaar en stimuleert samenwerking.
Daarnaast organiseer en coördineer je bijeenkomsten, zoals één P&O overleggen, heidagen of werkbezoeken, en zorg je voor rapportages en goed ingerichte werkprocessen.
Als vaste sparringpartner van de directeur ondersteun je bij belangrijke overleggen en besluitvorming. Je zorgt voor een zorgvuldig ambtelijk besluitvormingsproces door overleggen goed te organiseren, voor te bereiden en vast te leggen. Je bewaakt de kwaliteit van stukken, houdt zicht op de strategische planning en volgt besluiten en acties op. Ook onderhoud je contact met andere directiesecretarissen en adviseurs binnen het cluster Bedrijfsvoering.
Werkzaamheden
- Je zorgt voor een goed georganiseerd ambtelijk besluitvormingsproces. Je bereidt overleggen voor, stelt agenda's op en zorgt voor verslaglegging.
- Je bewaakt de samenhang, kwaliteit en volledigheid van voorstellen. Je houdt de termijnagenda bij en zorgt dat acties worden opgevolgd.
- Je adviseert collega's over de kwaliteit van stukken voor verschillende ambtelijke overleggen en denkt waar nodig strategisch mee.
- Je bent een sparringpartner voor de directeur en het managementteam en denkt mee over organisatieontwikkeling en prioriteiten.
- Je werkt aan thema's zoals governance, samenwerking, cultuur en veranderopgaven en zorgt voor samenhang tussen verschillende dossiers.
- Je draagt bij aan duidelijke interne communicatie binnen P&O en richting de rest van de organisatie.
- Je bouwt en onderhoudt samen met de directeur en andere directieleden een relevant netwerk binnen en buiten de organisatie, bijvoorbeeld met andere directies binnen Bedrijfsvoering en met collega's uit andere grote gemeenten.
- Je pakt projecten op die bijdragen aan de verdere ontwikkeling van de organisatie.
- Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor collega's binnen de organisatie.
Functie-eisen
Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:
Eisen:
- De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring in een adviesrol, met betrekking tot het adviseren en/of ondersteunen van management op directieniveau
- De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het voorbereiden en begeleiden van overleggen op directie- of managementniveau
- De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring met werken in een complexe (overheids)organisatie met verschillende belangen en stakeholders
- De aangeboden kandidaat heeft minimaal een hbo opleiding afgerond.
- In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp'ers. Mocht je als zzp'er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.
Wensen:
- De aangeboden kandidaat heeft ervaring met bedrijfsvoering brede en HRM- of organisatieontwikkeling vraagstukken
- De aangeboden kandidaat heeft ervaring met Amsterdam of vergelijkbare organisatie
- De aangeboden kandidaat is per direct (binnen 2 weken na het gesprek) beschikbaar
Arbeidsvoorwaarden
Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.
Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:
- Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
- Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
- Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
- Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.
NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.
Ref.nr.:2569822991-UZP-NL-FPC-130516 - RT199864839